Một thực trạng hiện giờ hầu hết tổ chức gặp phải chính là khả năng hiểu rõ những khái niệm về tài liệu, phương pháp điều hành, … còn nhiều hạn chế hoặc hiểu chưa kĩ càng. Để thực hiện hiệu quả quy trình quản lý thì điều trước tiên cần thực hành là nắm vững các khái niệm cơ bản nhất. Cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Tài liệu điện tử là gì?
“Tài liệu điện tử” là tài liệu được thành lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong thời kỳ hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc được số hóa từ tài liệu trên những vật có tin khác.
“Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong thời kỳ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, tư nhân được tuyển lựa để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên những vật sở hữu tin khác (Luật lưu trữ năm 2011).
Quản lý tài liệu là như thế nào?
Quản lý tài liệu là công việc phản ảnh hoạt động của con người tác động đến nguồn tài liệu hiện hữu. Những công tác quản lý được thực hành như phân loại, sắp đặt, lưu trữ, tra cứu, chia sẻ, …
Quy trình quản lý tài liệu chi tiết hiệu quả nhất
Quy trình quản lý tài liệu bài bản, chuyên nghiệp sẽ bao gồm 5 bước sau đây:
Bước 1: Chọn các mẫu tủ chứa văn bản tài liệu
Trong bước đầu thiết lập trật tự điều hành tài liệu và thủ tục là chọn lọc trang bị lưu trữ giấy tờ. Cần chọn lựa những dòng tủ có đa dạng ngăn và nhiều loại kích thước khác nhau. Vì giấy tờ tài liệu gồm nhiều loại, điều đấy sẽ thuận lợi để quản lý và phân chia tài liệu hơn.
Bước 2: Phân loại văn bản tài liệu
Bước tiếp theo là bạn cần phân loại tài liệu văn thư. Tùy theo nhu cầu điều hành và quy định của doanh nghiệp bạn mà tiến hành phân mẫu hồ sơ phù hợp. Gợi ý Anh chị phân mẫu thủ tục theo các nhóm sẽ giúp quản lý tốt hơn.
Bước 3. Sắp xếp tài liệu tài liệu của đơn vị
Sau lúc đã chọn được nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân loại, thì bước tiếp theo trong quy trình là thực hiện cách lưu trữ tài liệu khoa học và gọn ghẽ. Có thể sắp đặt từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để thuận lợi cho việc kiếm tìm và sử dụng.
Bước 4. Lập danh mục tài liệu văn bản
Hầu hết mọi người sẽ có câu hỏi tại sao phải lập danh mục giấy tờ trong quản lý tài liệu. Bởi vì, dựa vào việc lập danh mục, viên chức văn thư hoặc người quản lý hồ sơ có thể bố trí, tra cứu tìm kiếm tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện dụng và tiện lợi.
Bước 5. Lưu trữ giấy tờ, tài liệu
Như đã kể ở trên, bạn có thể lưu trữ, bảo quản giấy tờ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau ấy quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:
- Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
- Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ những dữ liệu số. Sử dụng chức năng dẫn link để kết liên có tập tin kèm.
- Nên lưu trữ những file mềm vào những folder trên máy tính hay user để tiện dụng tìm kiếm, hạn chế hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.
Hy vọng những thông tin trên giúp Doanh nghiệp thực hiện quy trình lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả.
>>> Xem ngay giải pháp phần mềm quản lý tài liệu
Xem thêm chủ đề liên quan:
https://phanmemcodx.wixsite.com/chuyendoiso/post/quy-trinh-quan-ly-tai-lieu-dien-tu-chuyen-nghiep
http://chuyendoisocodx.weebly.com/tin-tuc/tai-lieu-ien-tu-la-gi-quy-trinh-quan-ly-nhu-the-nao-hieu-qua
https://chuyendoisocodx.mystrikingly.com/blog/quy-trinh-quan-ly-tai-lieu-hieu-qua
https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.hashnode.dev/quan-ly-tai-lieu-va-ho-so-chuyen-nghiep-can-ap-dung-ngay
https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.wordpress.com/2022/07/22/chi-tiet-quy-trinh-cac-buoc-quan-ly-ho-so-tai-lieu-cho-doanh-nghiep
