Tiêu chuẩn chọn kho lưu trữ tài liệu là gì?

Kho cất tài liệu không cần to, đủ để lưu trữ hồ sơ trong 5-10 năm. Nhưng kho lưu trữ tài liệu phải đáp ứng những tiêu chí:

  • Phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm thấp
  • Môi trường bảo quản tối ưu với dải nhiệt độ ~20 độ C, độ ẩm 50%
  • Không sở hữu nguy cơ bị ngập nếu có lũ lụt xảy ra
  • Đảm bảo giảm thiểu xa các con vật (chuột, mối, mọt,…)
  • Phải mang các tủ/kệ/thùng carton để đựng tài liệu
  • Mang tem phân loại

Đối với những tài liệu vô cùng quan trọng, tài liệu sử dụng thường xuyên, hoặc tài liệu trong năm thì sẽ để lại tại văn phòng. Còn các tài liệu của nhiều năm trước, ít dùng thì gửi chúng vào kho lưu trữ tài liệu của bên cung cấp nhà cung cấp.

Tài liệu điện tử có cần kho không?

Câu tư vấn là có. Bởi hiện nay, mọi thứ đều đang hướng tới môi trường số. Những tài liệu quan trọng của công ty như hoá đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, mua bán… đang dần chuyển sang dạng điện tử tích hợp vào những phần mềm văn phòng điện tử.

Các kho lưu trữ điện tử sẽ giúp các tổ chức hoàn thiện chuyển đổi số, môi trường làm việc số của mình, đặt biệt lúc chuyển đổi số là buộc phải thực hiện.

Ta nghĩ đến ví như một tổ chức có tất cả những công cụ số (từ quản lý công tác, thứ tự tự động đến ký điện tử, ký số,…) nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên biệt sẽ giống như thiếu các tủ lưu trữ, kho lưu trữ tài liệu, giấy tờ.

Hệ quả có thể nhận ra rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, không hợp nhất, dễ thất lạc, hư hỏng, gây khó khăn trong quản lý/tìm kiếm/truy xuất/thanh tra/kiểm tra.

Sử dụng kho lưu trữ điện tử chính là cách lưu trữ dữ liệu an toàn nhất bây giờ. Bên cạnh đó, những nền tảng này còn giúp tài liệu không bị mất, thất lạc hay hư hỏng.

‍

Bài viết cùng chủ đề:

‍http://chuyendoisocodx.weebly.com/tin-tuc/chon-kho-luu-tru-tai-lieu-can-nhung-tieu-chi-nao

‍https://chuyendoisodoanhnghiepviet.blogspot.com/2022/07/tieu-chuan-cua-mot-kho-luu-tru-tai-lieu.html

‍https://chuyendoisocodx.mystrikingly.com/blog/luu-y-trong-viec-chon-kho-luu-tru-tai-lieu

‍https://phanmemcodx.wixsite.com/chuyendoiso/post/tieu-chuan-chon-kho-luu-tru-tai-lieu

‍https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.hashnode.dev/tai-lieu-dien-tu-co-can-kho-luu-tru-khong

‍https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.wordpress.com/2022/07/22/tieu-chuan-chon-kho-luu-tru-tai-lieu-la-gi/