Trong bất kỳ tổ chức nào, việc quản lý văn bản đi đến là một phần cực kỳ quan trọng của quy trình hành chính. Văn bản đi đến bao gồm thông tin, yêu cầu, đề xuất và các tài liệu quan trọng khác được gửi từ bên ngoài hoặc từ các bộ phận khác trong tổ chức. Để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả, một quy trình công tác quản lý văn bản đi đến rõ ràng và tối ưu hóa là điều cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu về quy trình công tác quản lý văn bản đi đến và tầm quan trọng của nó trong môi trường tổ chức hiện đại.

1. Văn bản đi và đến là gì?

Văn bản công văn đi và đến là gì?

‍

Theo khoản 5, 6 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì:

- “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm: văn bản hành chính (văn bản nội bộ, bản sao, văn bản mật) văn bản chuyên ngành, văn bản pháp luật.

- “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến bao gồm: Văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản quy phạm pháp luật, công văn, thư, đơn, …

2. Tầm quan trọng của quy trình công tác quản lý văn bản đi đến

Trong môi trường kinh doanh và quản lý hiện đại, thông tin là một trong những tài nguyên quý giá nhất. Văn bản đi đến mang đến thông tin quan trọng về yêu cầu của khách hàng, đối tác và nhân viên trong tổ chức. Điều này đòi hỏi việc quản lý văn bản đi đến phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng để đảm bảo rằng thông tin đến đúng người, đúng thời điểm và được xử lý đúng cách.

Quy trình công tác quản lý văn bản đi đến không chỉ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và tăng năng suất, mà còn giảm thiểu nguy cơ mất mát thông tin quan trọng và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động. Ngoài ra, việc áp dụng quy trình này còn giúp cải thiện tương tác với khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo sự tin tưởng trong việc giao tiếp với đối tác và đối tác kinh doanh.

>>> Xem ngay: Top 10 phần mềm quản lý văn bản và điều hành hiệu quả mà doanh nghiệp nên tham khảo

3. Quy trình công tác quản lý văn bản đi

Một quy trình quản lý văn bản đi chuẩn theo luật định sẽ bao gồm 5 bước sau:

Quy trình quản lý văn bản đi theo nghị định 30 (điện tử/giấy)

Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi

Quy trình ghi số ban hành và ngày ban hành quản lý văn bản đi như sau:

  • Số, thời gian ban hành được lấy theo số thứ tự, trình tự thời gian công bố văn bản của các cơ quan, tổ chức trong năm đó (liên tiếp, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12  hàng năm).
  • Đối với văn bản giấy, số và thời gian phát hành được cấp sau khi có chữ ký hoặc chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày người có thẩm quyền ký. Riêng văn bản mật sẽ được ấn định một hệ thống đánh số riêng.
  • Đối với văn bản điện tử, thì số và thời gian phát hành thực hiện bằng chức năng của hệ thống.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

  • Việc đăng ký văn bản phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác các thông tin theo yêu cầu trong văn bản đi.
  • Đăng ký văn bản: đăng ký theo sổ hoặc theo hệ thống.
  • Văn bản mật theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 3: Quy trình xử lý văn bản đi (điện tử/giấy)

Việc sao chép, đóng dấu, chữ ký số và các dấu chỉ về độ mật, độ khẩn của cơ quan, tổ chức được quy định tại Điều 17 Nghị định 30 đại khái như sau:

  • Đối với văn bản giấy

+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng quy định tại phần nhận của văn bản đi.

+ Con dấu của cơ quan, tổ chức và dấu độ mật, độ khẩn phải tuân theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30

  • Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử: tuân thủ theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30.

>>> Tìm xem: Cách xây dựng quy trình quản lý văn bản điện tử chuẩn cho doanh nghiệp

Bước 4: Phát hàng và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

  • Văn bản đi phải hoàn tất thủ tục Văn thư và phát hành ngay trong ngày mà văn bản đó được ký. Chậm nhất thì trong ngày làm việc tiếp theo. Riêng văn bản khẩn thì phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
  • Văn bản mật phải bảo đảm bí mật nội dung theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
  • Đối với văn bản đã phát hành, nhưng có sai sót về nội dung cần sửa đổi hay thay văn bản tương đương. Sẽ được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
  • Thu hồi văn bản
  • Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền. Rồi đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính cho văn bản giấy và phát hành văn bản.
  • Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30.‍

Bước 5: Lưu trữ văn bản đi

  • Văn bản giấy

+ Bản gốc được lưu tại văn thư và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

  • Đối với văn bản điện tử

+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Cơ quan, tổ chức có hệ thống đáp ứng. Thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay cho văn bản giấy.

+ Cơ quan, tổ chức có hệ thống chưa đáp ứng. Thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30 để thực hiện lưu tại  hồ sơ công việc.

>>> Tham khảo: Hệ thống quản lý văn bản điều hành thông minh cho doanh nghiệp

4. Ứng dụng của quy trình công tác quản lý văn bản đi đến trong tổ chức hiện đại

Quy trình công tác quản lý văn bản đi đến có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức hiện đại. Dưới đây là một số ứng dụng quan trọng của quy trình này:

- Trong lĩnh vực nhân sự: Quản lý thông tin liên quan đến nhân viên, như đơn xin nghỉ phép, đơn xin thăng chức, và hồ sơ nhân viên, giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu sự cố về quản lý nhân sự.

- Trong lĩnh vực tài chính: Xử lý các hóa đơn, báo cáo tài chính, và các tài liệu liên quan đến kế toán, giúp cải thiện quy trình tài chính và kiểm soát tài sản của tổ chức.

- Trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng: Theo dõi và giải quyết nhanh chóng các yêu cầu và khiếu nại từ khách hàng, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo lòng tin với khách hàng.

- Trong lĩnh vực quản lý dự án: Quản lý các yêu cầu và thông tin liên quan đến dự án, giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án.

Quy trình công tác quản lý văn bản đi đến đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả trong môi trường tổ chức hiện đại. Việc áp dụng quy trình này giúp tăng năng suất, giảm thiểu rủi ro và tạo sự minh bạch trong việc quản lý thông tin và tương tác với khách hàng và đối tác. Để đạt được những lợi ích này, các tổ chức nên chú trọng xây dựng và duy trì một quy trình công tác quản lý văn bản đi đến chặt chẽ, linh hoạt và hiệu quả.

‍

>>> Xem thêm các chủ đề liên quan:

‍

‍